Nieuws
Customer story: Boomkwekerij Udenhout
Boomkwekerij Udenhout
Tijdens het hoogseizoen werken er ruim 60 medewerkers op het bedrijf, een aantal dat wordt aangevuld met seizoenskrachten en uitzendmedewerkers. Dat vraagt om een helder overzicht en strakke organisatie. HortiTime helpt hierbij als onmisbare tool. Dankzij dit systeem wordt het overzicht over medewerkers, werkzaamheden, percelen en teelten eenvoudig behouden. In- en uitklokken gebeurt digitaal via QR-codes, en alle data wordt overzichtelijk verwerkt. Hierdoor kunnen leidinggevenden sneller schakelen, de planning beter afstemmen op de werkzaamheden, en blijven zowel de productiviteit als de kwaliteit gewaarborgd.
Tot begin 2024 verliep alles op papier: urenbriefjes, verlofaanvragen en handgeschreven planningen. Medewerkers noteerden hun gewerkte uren op losse briefjes, die vervolgens wekelijks verzameld en handmatig verwerkt moesten worden door de administratie. “We wisten globaal hoeveel werk er in een perceel werd gestoken,” vertelt Gerald, “maar een betrouwbare kostprijs per teelt ontbrak volledig.” Door het ontbreken van digitale inzichten was het lastig om werkzaamheden te analyseren of tijdig bij te sturen.
Daarnaast zorgde de werkwijze voor veel terugkerende vragen van medewerkers. “Planners werden continu gestoord met vragen als: ‘Hoeveel overuren heb ik?’ of ‘Wanneer kan ik vakantie opnemen?’ dat was een flinke tijdsbelasting.” Ook het plannen van werkzaamheden verliep niet zo efficiënt, met magneten op een bord of op papier.
Kortom: het systeem was foutgevoelig, arbeidsintensief en bood weinig overzicht. De noodzaak voor een gebruiksvriendelijk, centraal systeem dat alles in één keer inzichtelijk maakt, werd daarmee steeds groter.
De overstap naar HortiTime
In januari 2024 stapte de kwekerij over op de Uren- en Planmodule van HortiTime; begin 2025 kwam daar de Verlofmodule bij.
- “Onze hoofdreden? Directe registratie per handeling,” legt de Gerald uit, die de planning binnen het bedrijf maakt. “We zien nu precies hoeveel uur in een teelt of perceel gaat en kunnen die kosten veel scherper doorrekenen.”
Resultaten in de praktijk
| Voorheen | Nu met HortiTime |
| Handgeschreven urenbriefjes, fouten & onleesbaar | Medewerkers klokken in via telefoon met een QR-code; tijd staat direct in het systeem |
| Plannen op papieren bord | Digitale Planmodule; wijzigingen worden realtime doorgegeven |
| Veel vragen over overuren & verlof | Elke medewerker ziet eigen uren- en verlofsaldo in de app |
| Kostprijs per perceel onbekend | Uren automatisch gegroepeerd per teelt → betrouwbare kostprijsberekening |
Clock-in module
Voordat we begonnen met HortiTime, deden we ook al aan inklokken. Destijds gebruikten we een traditionele prikklok waarbij medewerkers hun werktijden registreerden met een fysieke pas of kaart.
Met de overstap naar HortiTime is het inklokken veel gebruiksvriendelijker en efficiënter geworden. Medewerkers scannen nu eenvoudig een QR-code met hun telefoon om in en uit te klokken. Dit digitale systeem biedt real-time inzicht in aanwezigheid en maakt de administratie een stuk eenvoudiger. Bovendien kunnen medewerkers nu ook zelf hun gewerkte uren terugzien, wat zorgt voor meer transparantie en eigenaarschap.
Tip aan collega-kwekers
“Twijfel je nog? HortiTime verdien je snel terug. Het systeem is speciaal ingericht voor kwekers, sluit naadloos aan op onze seizoenen en biedt korte lijnen met de helpdesk. Voor ons is het een aanrader.”
Nieuws
Laatste nieuws
Heutinck Vaste Planten: From paper lists to insight into hours and cost price
Vaste Planten Kwekerij Heutinck is a nursery with around 70 colleagues and a range of more than 5,000 varieties. Because the company grew rapidly, its time administration became unclear. Hours were tracked partly in Excel and partly on paper, with everyone keeping their own lists. A request from the employees: the step to a digital system […]
Working smarter, especially when it’s busy, with HortiTime
How to work smarter with HortiTime all year round. For many companies, peak season means peak pressure: lots of projects, tight deadlines and changing staff levels. In periods like these, it’s especially important to keep an overview and be able to adapt quickly. But outside peak season too, many business owners find that manual schedules, separate time records and temporary […]
New feature: Overtime percentage
Automate your overtime percentages in HortiTime. At HortiTime, we never stand still. We continuously listen to the needs of business owners in the sector to make our software even smarter. We are proud to present our latest update: managing and calculating overtime percentages directly within the system. Previously, processing different allowances was often a […]
Tasks module: efficient task management and better work organisation
Keeping track of all outstanding work can be a challenge, especially during busy periods. With the HortiTime tasks module, you can easily manage all tasks in one central place. You can see at a glance which work still needs to be done, who is responsible and where the task takes place. Tasks can be created during a walk-round or inspection […]
Clock-in module: always insight into working hours with the HortiTime clock-in module
With the HortiTime clock-in module, you can instantly see who is working and for how long. You always work with up-to-date data. This makes time registration accurate and provides a reliable basis for cost price calculations and planning. Employees clock in using a start and stop button in the app, a QR code or connected external key fob readers. […]